Die GoBD – kurz für: “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – gelten ab dem 1. Januar 2015. Sie lösen die vorher wirksamen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GdPdu) und die “Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) ab.
Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem (Registrierkasse, POS = Point of Sale, EPOS = Electronic Point of Sale) erstellt worden sind, gilt:
Grundsätzlich müssen die Unterlagen der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung bereitgehalten werden. Zu den steuerlich relevanten Daten zählen demnach auch Journaldaten, Auswertungsdaten (Berichte), Programmierdaten und Stammdatenänderungen.
Details der Betriebsbuchführung („Kosten- und Leistungsrechnung“) oder des Controllings gehören dagegen normalerweise nicht zum Prüfumfang.
Entweder durch den unmittelbaren Zugang auf die Hardware durch den Betriebsprüfer, den mittelbaren Zugang durch die maschinelle Auswertung strukturierter Tabellendaten oder durch die komplette Überlassung der Transaktionsdaten als Export auf einem Datenträger an den Prüfer.
Der neuen digitalen Aufbewahrungspflicht unterliegen alle Unternehmer, die mit Hilfe von PC-Kassen, mit einer PC-verbundenen Registrierkasse oder mit sogenannten „aufrüstbaren“ Registrierkassen Rechnungen/Kassenbons erzeugen, die mindestens die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllen. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen, sind betroffen und zwar dann, wenn sie elektronische Auftragsverwaltungen, Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramme einsetzen oder mit dem Computer andere steuerlich relevante Unterlagen erzeugen, empfangen und bearbeiten.
Es kann teuer für Sie werden, wenn Sie bzw. Ihre Buchführung den Vorschriften nicht gerecht werden. Bei Missachtung der Anforderungen droht ein Bußgeld von 2.500 bis 250.000 Euro.
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