GoBD/GDPdU für neuen digitalen Aufbewahrungspflicht – ist CLEAN

Was bedeutet das für die Daten aus Ihrer Kasse?

Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem (Registrierkasse, POS = Point of Sale, EPOS = Electronic Point of Sale) erstellt worden sind, gilt:

• Jede Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen
• Aufbewahrung aller Einzeldaten für die Dauer von 10 Jahren
• Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
• Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z.B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind historisiert vorzuhalten
• Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen
• Es ist der Nachweis zu führen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden
• Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht) ist unzulässig
• Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form (“Z-Streifen” oder “Journal-Streifen”) unzulässig.

Um welche Dokumente geht es:

Grundsätzlich müssen die Unterlagen der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung bereitgehalten werden. Zu den steuerlich relevanten Daten zählen demnach auch Journaldaten, Auswertungsdaten (Berichte), Programmierdaten und Stammdatenänderungen.
Details der Betriebsbuchführung (“Kosten- und Leistungsrechnung”) oder des Controllings gehören dagegen normalerweise nicht zum Prüfumfang.

Wie werden die Daten geprüft:

Entweder durch den unmittelbaren Zugang auf die Hardware durch den Betriebsprüfer, den mittelbaren Zugang durch die maschinelle Auswertung strukturierter Tabellendaten oder durch die komplette Überlassung der Transaktionsdaten als Export auf einem Datenträger an den Prüfer.

Für wen gilt das:

Der neuen digitalen Aufbewahrungspflicht unterliegen alle Unternehmer, die mit Hilfe von PC-Kassen, mit einer PC-verbundenen Registrierkasse oder mit sogenannten “aufrüstbaren” Registrierkassen Rechnungen/Kassenbons erzeugen, die mindestens die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllen. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen, sind betroffen und zwar dann, wenn sie elektronische Auftragsverwaltungen, Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramme einsetzen oder mit dem Computer andere steuerlich relevante Unterlagen erzeugen, empfangen und bearbeiten.

Was passiert bei Missachtung:

Es kann teuer für Sie werden, wenn Sie bzw. Ihre Buchführung den Vorschriften nicht gerecht werden. Bei Missachtung der Anforderungen droht ein Bußgeld von 2.500 bis 250.000 Euro.