DATEV konformes Kassenbuch

Kassenbuch

Mit unserem Kassenbuch erfolgt die Bedienung von bis zu 99 Kassenbüchern oder Bankkonten. Dabei werden auch unterschiedliche  Mehrwertsteuersätze  unterstützt. Die freien Buchungstexte mit ihrer Kontenzuordnung vereinfachen das schnelle Buchen und die Übergabe an Ihren Steuerberater (DATEV). Weitere Highlights sind die Kassenauswertungen, die Konto- und Kostenstellenübersicht, der Datenexport DATEV, der Excel-Export für weitere Auswertungen und die automatische oder manuelle Belegnummernverwaltung. Auf Wunsch steht im Kassenbuch-Programm ein aktivierbarer Kennwortschutz zur Verfügung. Die Datensicherung und Datenrücksicherung kann zu jeder Zeit ausgeführt werden. Dabei werden automatisch Sicherungsverzeichnisse mit dem Datum und der Uhrzeit ihrer Erstellung angelegt. Somit kann nach vorheriger Sicherung jeder Datenbestand des Kassenbuches punktgenau wieder hergestellt werden.

Anforderungen der Finanzbehörden:

Kassengeschäfte müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Kassendatensätz in in DATEV / Excel exportierbar.
DATEV Schnittstelle.
Eintragungen im Kassenbuch müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
Änderungen und das Löschen von Buchungen müssen ausgeschlossen bzw. nachvollziehbar sein.
Abgeschlossene Buchungen (Abschlüsse und Übergaben an den Steuerberater) dürfen nicht mehr änderbar sein,
die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen erfüllt sein.
Kassenentnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden.
Kassenbücher sind 10 Jahre (7 Jahre in Österreich) aufzubewahren.
Ausdrucke (Abschlüsse) auf Thermopapier müssen kopiert werden, da sie sonst nach Jahren nicht mehr lesbar sind werden von unserem Kassenbuch unterstützt.
Was ist überhaupt ein Kassenbuch …?
In Deutschland ist das Kassenbuch ein in Kontoform zu führendes Buch über alle Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsbetriebes – allerdings nur dann, wenn in diesem Geschäftsbetrieb auch Geschäftsvorfälle mit Barzahlung vorkommen. Auf deutsch: Wenn Sie Verkäufe mit Bargeld durchführen, dann müssen Sie ein Buch führen, indem jeder einzelne Verkauf gelistet wird.

Die Kassenbuchführung: Welche Daten müssen ins Kassenbuch?
Eigentlich müssten im Kassenbuch alle Geschäftsvorfälle einzeln aufgeführt sein – mit folgenden Punkten:

Datum
Betrag
Zweck
Umsatzsteuersatz
Umsatzsteuer / Vorsteuer des Betrags
Belegnummer
der jeweils aktuelle Kassenbestand
Kassenbuch: die häufigsten Fragen zur Kassenbuchführung
1. Wer muss KEIN Kassenbuch führen?
Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs ergibt sich aus § 146 AO und aus § 22 UStG. Nach den Vorschriften des § 146 AO ist jeder Unternehmer zur Einzelaufzeichnung eines jeden Umsatzes verpflichtet. In Form eines Kassenbuchs muss das aber nur für die Unternehmer gemacht werden, die nach § 22 UStG auch zur Abfuhr der Umsatzsteuer verpflichtet sind und die Bücher führen müssen. Wer eine 4/3-Rechnung ausstellt, also Kleingewerbetreibender ist, braucht kein Kassenbuch zu führen. Es muss aber dennoch jede Einnahme einzeln aufgezeichnet werden.

Selbständige, die in den sogenannten „Freien Berufen“ arbeiten, also Ärzte, Rechtsanwälte, Journalisten, Designer, Künstler usw., sind nicht buchführungspflichtig – sprich: Sie müssen auch kein Kassenbuch führen.

2. Was tun bei mehreren Kassen?
Jedes Geschäft hat eine Hauptkasse. Dazu kann es bei einzelnen Handelsgeschäften auch noch mehrere Nebenkassen geben. Der korrekte Weg ist, Nebenkassenkladden zu führen und die Tageswerte aus den Nebenkassenkladden in den Geschäftsbericht der Hauptkasse zu übernehmen. Für jede einzelne Kasse gelten dabei die selben Vorschriften wie für die Hauptkasse.

3. Kassenbuch mit Excel führen – geht das?
Kurze Antwort: Nein. § 158 AO schreibt klar vor, dass das Führen von Büchern in veränderbaren elektronischen Dateien unzulässig ist. Damit soll – ganz ähnlich wie beim Fahrtenbuch – ein nachträgliches Verändern unmöglich gemacht und damit Manipulationen vorgebeugt werden. Wer das Kassenbuch elektronisch führen möchte, muss sich also eines entsprechenden Programms bedienen. Eine einfache Kassenbuch-Excel-Tabelle ist unzulässig und kann bei einer Prüfung durch die Steuerbehörde dazu führen, dass „hinzugeschätzt“ wird. Die Rechtsgrundlage dafür ist § 162 AO, nach dem die Steuerbehörde in Fällen von nicht ordnungsgemäßer, oder unzureichender Buchführung hinzuschätzen darf. Das kann unter Umständen teuer werden.

4. Irrtümer in der Kassenbuchführung: Welche Strafen können noch drohen?
Hinzuschätzungen sind an und für sich schon schlimm genug, da sie im Einzefall enorm viel Geld kosten können. Erscheint die Buchführung der Steuerbehörde bei der Prüfung aber nicht nur unzureichend, sondern auch unplausibel, hat sie die Möglichkeit, die gesamte Buchhaltung zu verwerfen. Und wer sich die Arbeit, Kassenbücher zu führen, gleich erspart, dem droht unter Umständen auch Verlust der Konzession. Außerdem kann im Einzelfällen der Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung begründet sein. Dann ermittelt auch der Staatsanwalt.

5. Was bedeutet „rechnerische Führung“ beim Kassenbuch?
Ein Kassenbuch nur rechnerisch zu führen, ist ein Verstoß gegen die Abgabenordnung. Es führt außerdem dazu, dass die Steuerbehörde in weitaus den meisten Fällen die Buchhaltung komplett verwirft. Das Kassenbuch darf nur aufgrund der tatsächlichen Umsätze und unter Beifügung aller Tagesberichte und Zählprotokolle geführt werden. Alles andere ist unzulässig.

Buchführung ist grundsätzlich für jeden Unternehmer eine Aufgabe, an die er mit großer Sorgfalt und Umsicht herangehen sollte. Das gilt nicht nur für das Kassenbuch. Abkürzungen und Bequemlichkeitswege können am Ende ziemlich teuer und ärgerlich werden. Lieber gleich ordentlich und korrekt.

Erstellt am 19.11.2016

Autor: Dipl.Ing.(FH) / Technik Inf.Peter Fausel

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