Kostenstellen beim Kassenbuch, Artikel, Warengruppen und DATEV Schnittstelle

Kostenstelle: Was ist eine Kostenstelle?

Eine Kostenstelle (engl. Cost Center) bezeichnet im Controlling ein Kosten verursachendes Element in der Kostenrechnung, genauer: der Kostenstellenrechnung.

Leistungen werden einer Kostenstelle in Rechnung gestellt, um diese intern zu verrechnen. Dieser Vorgang dient in der Regel dem betrieblichen Controlling im Rechnungswesen. Man könnte auch sagen es handelt sich bei den Kostenstellen um Unter-Abteilungen in einem Unternehmen. Gebildet werden die einzelnen Kostenstellen meist über Verantwortungsbereiche sowie den räumlichen und funktionalen Aspekten.

Die gängigsten Kostenstellen

Je nach Ausprägung im Controlling kann man folgende Struktur der Cost Center entdecken; es handelt sich hierbei um verbreitete Hauptkostenstellen der Kostenrechnung. Für die meisten Unternehmen kann dieser Kostenstellenplan für die eigene Kostenstellenrechnung passend sein, je nach Geschäftszweck können aber auch andere Strukturen  in der Kostenrechnung sinnvoll sein.

Kostenstellen: Verantwortungsbereiche eines Unternehmens

Eine Kostenstelle ist ein abgegrenzter Bereich eines Unternehmens, für den die Kosten (engl. Cost) gesondert ermittelt werden. einerseits werden so die Kosten überwacht, andererseits können Kosten dem Verursacher hinzugerechnet werden. Dieses Verursacherprinzip dient vor allem dem Kosten-Controlling, so werden Gemeinkosten den Verursachern zugeordnet und diese zum Sparen motiviert. Die Einteilung der Kostenstellen erfolgt stets nach räumlichen, organisatorischen, funktionellen und rechnungstechnischen Kriterien. Dadurch kommt es dann zu der folgenden grundsätzlichen Unterscheidung:

1. Die Hauptkostenstellen: Die Kosten, die anfallen, werden mithilfe von Kalkulationszuschlägen auf die einzelnen Kostenträger verrechnet
2. Die Hilfskostenstellen: Die hier anfallenden Kosten, werden auf die Hauptkostenstellen umgelegt – hier handelt es sich um eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung
3. Die Nebenkostenstellen: Diese erfassen die Kosten der Nebenproduktion – beispielsweise die Verwertung von Abfällen und werden direkt auf die Nebenprodukte mittels Zuschlagssätzen verrechnet.

Wofür dient eine Kostenstelle?

Ganz unabhängig von der Unternehmensgröße, ist die Kostenrechnung eines der wichtigsten, betriebswirtschaftlichen Instrumente. Durch die Kostenrechnung kann der Unternehmenserfolg gemessen werden. Außerdem dient die Kostenstellenrechnung dazu, dem Unternehmen wichtige interne Informationen für gut fundierte Entscheidungen zur Verfügung zu stellen. Die Frage, welcher Unternehmensteil beispielsweise den meisten Support der IT benötigt, beantwortet die Auswertung der Cost Center hinsichtlich der Kostenart. Um diese Fragestellung zu beantworten, muss die IT den jeweiligen Kostenstellen ihre Aufwände in Rechnung stellen.

Auch wenn es keine gesetzlichen Vorgaben gibt, so hat sich eine Dreiteilung der Kostenrechnung eingebürgert. Der Ort wo die Kosten entstehen, ist die Kostenstelle und hier gilt das Verursacherprinzip – damit lautet die Zentrale Frage: Wo fallen Kosten an? Neben der Kostenstelle gibt es noch den Kostenträger. Dieser ist sehr konkret nachvollziehbar und hier lautet die Frage: Wofür fallen Kosten an? Somit ist die Kostenstelle sowie auch der Kostenträger ein wichtiger Punkt für die Kostenrechnung.

Die Kostenrechnung und das Controlling liefern dem Unternehmen genaue Informationen, welche Kosten in welcher Höhe angefallen sind und zugleich auch wodurch diese Kosten entstanden sind und welche Leistung daraus resultiert. So kann auch nachgehalten werden, ob die Kosten einen echten Gegenwert erbracht haben.

Die Kostenstelle und die Kostenträger dienen also dazu, dem Unternehmen die unterschiedlichsten Fragen zu beantworten. Die Kostenrechnung kann Informationen liefern über diese Fragestellungen:

• Wie verändert sich der Gewinn, wenn es gelingt, die Produktion um 10% zu steigern?
• Welche Abteilung verursacht die geringsten Kosten, arbeitet also am effizientesten?
• Welche Kosten kommen in der nächsten Saison auf das Unternehmen zu?
• Wieso sind die Kosten viel höher als ursprünglich geplant? Wo sind diese angefallen?
• Soll ein Produktelement besser selbst gefertigt werden oder besser eingekauft werden?

Die Kostenstelle ist stets ein selbstständiger Verantwortungsbereich

Damit eine wirksame Kostenkontrolle gewährleistet werden kann, ist es wichtig, dass die Kostenstelle stets ein selbstständiger Verantwortungsbereich bleibt. Schließlich muss der Kostenstellenverantwortliche die Kosten selber steuern können. Zudem sollte sie stets eine räumliche Einheit sein, damit es nicht zu Kompetenzüberschneidungen kommt. Dazu kommt, dass für jede Kostenstelle eine möglichst genaue Massgröße der Kostenverursachung gefunden wird, denn andernfalls besteht die Gefahr, dass die Kostenkontrolle und die Kalkulation fehlerhaft ist/wird. Zudem muss jeder Kostenbeleg auf die Kostenstelle genau einfach verbuchbar sein.

Bei diesen Dingen kann ein Optimierungsproblem des Controlling bei der Kostenstelleneinteilung erkannt werden. Denn je genauer die Kostenstelleneinteilung ausfällt, desto eher ist es möglich, exakte Maßstäbe der Kostenverursachung zu finden und desto genauer kann die Kostenkontrolle ausfallen sowie die Kalkulation und die relevanten Kosten. Doch auf der anderen Seite bedeutet eine feine Einstellung der Kostenstellen höhere Abrechnungskosten innerhalb der Kostenstellenrechnung. Denn die Kontierung der Belege ist eindeutig aufwendiger.

Wenn es um den optimalen Feinheitsgrad der Einteilung der Kostenstellen geht, dann lässt sich dieser mit folgender Regel definieren: Ist die Unterteilung der Kostenstellen für die Kalkulation zu grob, dann ist diese auch für die Kostenkontrolle des Cost Center zu grob! Wie die Einteilung aussehen muss, das ist jeweils von den betriebsindividuellen Faktoren abhängig: Betriebsgröße, Branche, Produktionsprogramm und –verfahren, die organisatorischen Gliederung, die angestrebte Genauigkeit der Kalkulation und die gewünschten Kostenkontrollmöglichkeiten definieren den Detailgrad der Kostenstellenrechnung innerhalb des Controlling.

Erstellt: 03.12.2016

Bearbeiter: Dipl.Ing. Peter Fausel

Titel: Kostenstelle Kost1